- 01/01/2026
ĐIỀU KHOẢN BẢO MẬT THÔNG TIN
Áp dụng đối với dịch vụ tư vấn thuế, kế toán và thủ tục thuế
1. Mục đích
Điều khoản bảo mật này quy định việc thu thập, tiếp nhận, sử dụng, lưu trữ, xử lý, chia sẻ và bảo vệ thông tin của khách hàng trong quá trình CÔNG TY TNHH BCTC cung cấp các dịch vụ:
Tư vấn chính sách và pháp luật thuế;
Kê khai, quyết toán và hoàn thuế;
Đại diện thực hiện thủ tục với cơ quan thuế;
Rà soát hồ sơ thuế, hóa đơn và chứng từ kế toán;
Tư vấn kế toán, tài chính và quản trị doanh nghiệp;
Các dịch vụ khác được thỏa thuận trong hợp đồng.
Điều khoản này là một phần không tách rời của hợp đồng dịch vụ, phiếu đăng ký tư vấn hoặc thỏa thuận giữa Công ty và khách hàng.
2. Phạm vi thông tin được thu thập
Trong quá trình cung cấp dịch vụ, Công ty có thể tiếp nhận và xử lý các nhóm thông tin sau:
2.1. Thông tin nhận diện khách hàng
Họ và tên cá nhân;
Tên doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc tổ chức;
Mã số thuế;
Số CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ pháp lý tương đương;
Địa chỉ trụ sở, địa chỉ liên hệ;
Số điện thoại và địa chỉ thư điện tử;
Thông tin người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.
2.2. Thông tin về thuế, kế toán và tài chính
Hồ sơ đăng ký thuế;
Tờ khai thuế và báo cáo thuế;
Báo cáo tài chính, sổ kế toán và bảng cân đối tài khoản;
Hóa đơn, chứng từ, hợp đồng và biên bản đối chiếu;
Thông tin doanh thu, chi phí, thu nhập và nghĩa vụ thuế;
Thông tin tài khoản ngân hàng và giao dịch có liên quan;
Thông tin về tiền lương, bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân;
Quyết định, biên bản kiểm tra, thanh tra hoặc xử lý của cơ quan nhà nước;
Tài liệu khác do khách hàng cung cấp để phục vụ dịch vụ.
2.3. Thông tin được thu thập qua phương tiện điện tử
Địa chỉ IP;
Nhật ký truy cập hệ thống;
Thời gian và phương thức gửi hồ sơ;
Nội dung trao đổi qua website, thư điện tử, phần mềm hoặc ứng dụng;
Thông tin kỹ thuật cần thiết để bảo đảm an toàn và vận hành hệ thống.
3. Mục đích sử dụng thông tin
Công ty chỉ xử lý thông tin của khách hàng cho các mục đích sau:
Xác minh danh tính và tư cách pháp lý của khách hàng;
Tiếp nhận, đánh giá và xử lý yêu cầu tư vấn;
Thực hiện các công việc được quy định trong hợp đồng dịch vụ;
Lập, kiểm tra, điều chỉnh và nộp hồ sơ thuế;
Đại diện hoặc hỗ trợ khách hàng làm việc với cơ quan thuế và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
Trao đổi về tiến độ, kết quả và các vấn đề phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ;
Quản lý hợp đồng, thanh toán, hóa đơn và công nợ;
Kiểm soát chất lượng dịch vụ và giải quyết khiếu nại;
Phòng ngừa gian lận, truy cập trái phép hoặc hành vi vi phạm pháp luật;
Thực hiện nghĩa vụ lưu trữ, báo cáo hoặc cung cấp thông tin theo quy định pháp luật;
Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Công ty, khách hàng và các bên liên quan.
Công ty không sử dụng thông tin của khách hàng cho mục đích không liên quan đến dịch vụ nếu chưa có sự đồng ý hợp lệ của khách hàng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
4. Nguyên tắc bảo mật
Công ty cam kết:
Giữ bí mật các thông tin, tài liệu và dữ liệu do khách hàng cung cấp;
Chỉ thu thập thông tin cần thiết, phù hợp với phạm vi dịch vụ;
Chỉ cho phép nhân sự có nhiệm vụ liên quan được tiếp cận thông tin;
Không mua bán hoặc trao đổi trái phép thông tin của khách hàng;
Không sử dụng thông tin để cạnh tranh, trục lợi hoặc gây bất lợi cho khách hàng;
Áp dụng các biện pháp quản lý và kỹ thuật phù hợp để hạn chế việc mất mát, tiết lộ, sửa đổi, phá hủy hoặc truy cập trái phép;
Yêu cầu nhân viên, cộng tác viên, chuyên gia và nhà cung cấp liên quan tuân thủ nghĩa vụ bảo mật;
Kịp thời xử lý khi phát hiện nguy cơ hoặc sự cố ảnh hưởng đến dữ liệu của khách hàng.
Nghĩa vụ bảo mật tiếp tục có hiệu lực kể cả khi hợp đồng dịch vụ đã hoàn thành, chấm dứt hoặc bị hủy bỏ.
5. Trường hợp được cung cấp thông tin
Công ty chỉ cung cấp hoặc chia sẻ thông tin của khách hàng trong các trường hợp sau:
5.1. Theo sự đồng ý hoặc ủy quyền của khách hàng
Thông tin có thể được cung cấp cho:
Cơ quan thuế;
Cơ quan hải quan;
Cơ quan bảo hiểm xã hội;
Kho bạc Nhà nước;
Ngân hàng hoặc tổ chức thanh toán;
Đơn vị kiểm toán;
Luật sư hoặc chuyên gia tư vấn;
Cá nhân, tổ chức khác được khách hàng chỉ định.
Việc cung cấp phải nằm trong phạm vi khách hàng đồng ý hoặc ủy quyền.
5.2. Để thực hiện hợp đồng dịch vụ
Công ty có thể chia sẻ thông tin cần thiết với nhân viên, chi nhánh, cộng tác viên, chuyên gia hoặc nhà cung cấp dịch vụ kỹ thuật trực tiếp tham gia thực hiện công việc.
Các bên tiếp nhận phải cam kết bảo mật và chỉ được sử dụng thông tin đúng mục đích được giao.
5.3. Theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền
Công ty có thể cung cấp thông tin khi nhận được yêu cầu hợp pháp từ:
Cơ quan điều tra;
Viện kiểm sát;
Tòa án;
Cơ quan thuế, hải quan;
Cơ quan thanh tra, kiểm toán;
Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền;
Các cơ quan khác theo quy định pháp luật.
Trong phạm vi pháp luật cho phép, Công ty sẽ giới hạn thông tin được cung cấp ở mức cần thiết để đáp ứng yêu cầu.
5.4. Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp
Công ty có thể sử dụng hoặc cung cấp thông tin trong phạm vi cần thiết để:
Giải quyết tranh chấp;
Thu hồi công nợ;
Chứng minh việc thực hiện hợp đồng;
Ngăn chặn gian lận hoặc hành vi vi phạm pháp luật;
Bảo vệ quyền, tài sản và lợi ích hợp pháp của Công ty hoặc khách hàng.
6. Cam kết của nhân viên và bên thứ ba
Nhân viên, cộng tác viên, chuyên gia và nhà cung cấp có quyền truy cập thông tin khách hàng phải:
Ký cam kết hoặc thỏa thuận bảo mật;
Chỉ truy cập thông tin phục vụ công việc được giao;
Không tự ý sao chép, tải xuống hoặc chuyển tiếp tài liệu;
Không lưu trữ thông tin trên thiết bị hoặc tài khoản cá nhân khi chưa được phép;
Không tiết lộ thông tin cho người không có thẩm quyền;
Hoàn trả, bàn giao hoặc xóa thông tin khi kết thúc nhiệm vụ;
Chịu trách nhiệm nếu vi phạm nghĩa vụ bảo mật.
7. Biện pháp bảo vệ thông tin
Tùy theo tính chất và mức độ nhạy cảm của dữ liệu, Công ty có thể áp dụng các biện pháp như:
Phân quyền truy cập theo vị trí công việc;
Sử dụng tài khoản và mật khẩu riêng;
Xác thực nhiều lớp đối với hệ thống quan trọng;
Mã hóa dữ liệu hoặc đường truyền khi cần thiết;
Sao lưu dữ liệu định kỳ;
Cài đặt phần mềm phòng chống mã độc;
Ghi nhận và kiểm tra nhật ký truy cập;
Kiểm soát việc sao chép, tải xuống và chia sẻ tài liệu;
Bảo quản hồ sơ giấy tại khu vực được kiểm soát;
Đào tạo nhân viên về bảo mật và bảo vệ dữ liệu;
Rà soát, cập nhật quy trình an toàn thông tin định kỳ.
Mặc dù Công ty áp dụng các biện pháp bảo vệ hợp lý, không có hệ thống lưu trữ hoặc truyền dữ liệu nào có thể bảo đảm an toàn tuyệt đối. Công ty sẽ chủ động xử lý và hạn chế thiệt hại nếu xảy ra sự cố.
8. Thời hạn lưu trữ thông tin
Thông tin của khách hàng được lưu trữ trong thời gian:
Cần thiết để hoàn thành dịch vụ;
Còn hiệu lực của hợp đồng;
Cần thiết để giải quyết khiếu nại hoặc tranh chấp;
Theo thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán, hồ sơ thuế và tài liệu liên quan do pháp luật quy định;
Cần thiết để Công ty thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc bảo vệ quyền lợi hợp pháp.
Khi hết mục đích và thời hạn lưu trữ, Công ty sẽ thực hiện xóa, hủy, ẩn danh hoặc hạn chế xử lý thông tin theo quy định pháp luật và quy trình nội bộ.
9. Quyền của khách hàng đối với dữ liệu cá nhân
Trong phạm vi pháp luật cho phép, khách hàng có quyền:
Được biết về việc xử lý dữ liệu cá nhân;
Đồng ý hoặc không đồng ý với một số hoạt động xử lý dữ liệu;
Yêu cầu truy cập hoặc cung cấp thông tin về dữ liệu đang được xử lý;
Yêu cầu chỉnh sửa, cập nhật dữ liệu không chính xác;
Yêu cầu hạn chế hoặc chấm dứt một số hoạt động xử lý;
Yêu cầu xóa dữ liệu khi đáp ứng điều kiện pháp luật;
Rút lại sự đồng ý đã cung cấp;
Phản đối việc sử dụng dữ liệu cho mục đích quảng cáo hoặc tiếp thị;
Khiếu nại, tố cáo hoặc yêu cầu bồi thường khi quyền lợi hợp pháp bị xâm phạm.
Việc rút lại sự đồng ý không làm ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hoạt động xử lý đã được thực hiện trước thời điểm rút lại.
Trong một số trường hợp, việc từ chối hoặc yêu cầu xóa dữ liệu có thể khiến Công ty không thể tiếp tục cung cấp toàn bộ hoặc một phần dịch vụ.
10. Trách nhiệm của khách hàng
Khách hàng có trách nhiệm:
Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, trung thực và hợp pháp;
Thông báo kịp thời khi thông tin có thay đổi;
Bảo mật tài khoản, mật khẩu, chữ ký số và mã xác thực;
Không cung cấp tài khoản hoặc quyền truy cập hệ thống thuế cho người không có thẩm quyền;
Bảo đảm có quyền cung cấp dữ liệu của người lao động, người đại diện hoặc bên liên quan cho Công ty;
Thông báo ngay khi phát hiện việc lộ, mất hoặc sử dụng trái phép thông tin;
Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của tài liệu, hóa đơn và chứng từ đã cung cấp.
Công ty không chịu trách nhiệm đối với hậu quả phát sinh từ thông tin sai lệch, thiếu sót hoặc không hợp pháp do khách hàng cung cấp.
11. Bảo mật tài khoản thuế và chữ ký số
Trường hợp khách hàng giao cho Công ty sử dụng tài khoản thuế điện tử, tài khoản hóa đơn điện tử hoặc chữ ký số, các bên phải lập biên bản bàn giao hoặc có thỏa thuận rõ ràng về:
Mục đích sử dụng;
Thời hạn sử dụng;
Người được phép sử dụng;
Phạm vi hồ sơ được ký hoặc nộp;
Trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt;
Việc thay đổi mật khẩu sau khi kết thúc dịch vụ.
Công ty không được sử dụng tài khoản hoặc chữ ký số ngoài phạm vi công việc đã được khách hàng chấp thuận.
12. Xử lý sự cố bảo mật
Khi phát hiện sự cố có khả năng ảnh hưởng đến thông tin khách hàng, Công ty sẽ thực hiện các biện pháp phù hợp, bao gồm:
Ngăn chặn và cô lập nguyên nhân gây ra sự cố;
Xác định loại dữ liệu và phạm vi bị ảnh hưởng;
Khôi phục dữ liệu và hoạt động hệ thống;
Ghi nhận, điều tra và lưu hồ sơ sự cố;
Thông báo cho khách hàng hoặc cơ quan có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu;
Thực hiện biện pháp phòng ngừa sự cố tái diễn.
Khách hàng có trách nhiệm phối hợp và cung cấp thông tin cần thiết để xử lý sự cố.
13. Sử dụng thông tin cho hoạt động tiếp thị
Công ty chỉ sử dụng số điện thoại, thư điện tử hoặc thông tin liên hệ để gửi nội dung quảng cáo, giới thiệu dịch vụ hoặc bản tin khi:
Khách hàng đã đồng ý;
Nội dung gửi phù hợp với phạm vi đồng ý;
Khách hàng có phương thức từ chối nhận thông tin.
Việc từ chối nhận quảng cáo không ảnh hưởng đến các thông báo cần thiết liên quan đến hợp đồng, hồ sơ thuế hoặc nghĩa vụ của khách hàng.
14. Chuyển giao dữ liệu
Trong trường hợp sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây, phần mềm kế toán, thư điện tử hoặc nhà cung cấp công nghệ có máy chủ ở ngoài Việt Nam, Công ty sẽ xem xét và thực hiện các yêu cầu pháp lý liên quan đến việc chuyển dữ liệu ra nước ngoài.
Công ty sẽ lựa chọn nhà cung cấp có biện pháp bảo mật phù hợp và giới hạn dữ liệu được chuyển giao trong phạm vi cần thiết.
15. Trách nhiệm khi vi phạm bảo mật
Bên vi phạm nghĩa vụ bảo mật phải:
Ngừng ngay hành vi vi phạm;
Thực hiện biện pháp hạn chế và khắc phục hậu quả;
Hoàn trả hoặc tiêu hủy thông tin đã tiếp nhận trái phép;
Bồi thường thiệt hại thực tế, trực tiếp và hợp lý phát sinh từ hành vi vi phạm;
Chịu các trách nhiệm khác theo hợp đồng và quy định pháp luật.
Mức phạt vi phạm, giới hạn trách nhiệm và phương pháp xác định thiệt hại được thực hiện theo hợp đồng dịch vụ giữa các bên và quy định pháp luật có liên quan.
16. Loại trừ thông tin mật
Nghĩa vụ bảo mật không áp dụng đối với thông tin mà bên tiếp nhận chứng minh được rằng:
Đã được công khai hợp pháp trước thời điểm tiếp nhận;
Được bên thứ ba cung cấp hợp pháp và không kèm nghĩa vụ bảo mật;
Được bên tiếp nhận tự phát triển mà không sử dụng thông tin mật;
Được chủ sở hữu thông tin đồng ý công khai bằng văn bản;
Phải cung cấp theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền.
17. Thay đổi điều khoản bảo mật
Công ty có thể cập nhật điều khoản này để phù hợp với:
Thay đổi của pháp luật;
Thay đổi về phạm vi dịch vụ;
Thay đổi công nghệ hoặc phương thức xử lý dữ liệu;
Yêu cầu tăng cường an toàn và bảo mật.
Phiên bản cập nhật sẽ được công bố trên website, gửi qua thư điện tử hoặc thông báo bằng phương thức phù hợp. Ngày có hiệu lực của phiên bản mới phải được thể hiện rõ ràng.
18. Thông tin liên hệ
Mọi yêu cầu liên quan đến bảo mật và dữ liệu cá nhân được gửi đến:
Tên công ty: CÔNG TY TNHH BCTC
Địa chỉ: 311 Nguyễn Thị Kiểu, phường Tân Thới Hiệp, quận 12, TP.HCM
Điện thoại: 19006274
Email: info@baocaotaichinh.vn
Công ty sẽ tiếp nhận, xác minh và xử lý yêu cầu trong thời hạn phù hợp theo quy định pháp luật.
19. Hiệu lực áp dụng
Điều khoản bảo mật này có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2026.
Khách hàng xác nhận đã đọc, hiểu và đồng ý với nội dung điều khoản khi thực hiện một trong các hành vi sau:
Ký hợp đồng hoặc phiếu đăng ký dịch vụ;
Đánh dấu đồng ý trên website hoặc phần mềm;
Gửi hồ sơ yêu cầu Công ty tư vấn;
Tiếp tục sử dụng dịch vụ sau khi được thông báo về điều khoản này.
